smart watch time header

We kennen het gevoel allemaal. Een gebrek aan tijd. Je komt niet aan alle taken toe en houdt bovendien geen tijd over voor thuis. Tijdmanagement, oftewel het effectief managen van tijd, daar wil ik in deze blog kort over praten.

Wat is precies het probleem

Een opgejaagd gevoel gaat zich uiteindelijk uiten in stress en irritaties. Gevolgen hiervan zijn bijvoorbeeld een slechter humeur of kortaf zijn tegen collega’s. Dit werkt uiteraard averechts voor werkplezier en productiviteit! Uiteindelijk zorgt tijdsdruk ook voor fouten in je werk, omdat je zaken te snel wilt afronden en onbedoeld onzorgvuldiger werkt. Wellicht herken je dit bij jezelf of bij een ander?

Aan de slag met tijdmanagement

Tijdmanagement klinkt lastig, dus hoe te beginnen? Voor mij is de eerste stap altijd het analyseren van gedrag en bezigheden. Door inzicht te creëren in werk beantwoord je vaak al diverse vragen. Bijvoorbeeld, word je veel gebeld of duren vergaderingen langer dan gepland? Probeer eens het volgende: houd nauwgezet bij waar je jouw tijd aan besteedt op een dag en op welk moment van de dag je het productiefst bent.

Gebruik hulpmiddelen bij tijdmanagement

Er zijn diverse modellen, tools en hulpmiddelen voor tijdmanagement. Managementgoeroe Stephen Covey schreef ‘The Seven Habits of Highly Effective People’ en ontwikkelde een Tijdmanagementkwadrant . Hierbij legt hij een verband tussen urgentie en belangrijkheid van zaken. Onder tijdsdruk voelen namelijk alle taken even belangrijk en noodzakelijk. Covey stelt dat hier wel degelijk onderscheid in valt te maken. De vier blokken zien er als volgt uit.

  • 1. Belangrijk en urgent: direct handelen
  • 2. Belangrijk en niet urgent: maak prioriteitenlijst
  • 3. Niet belangrijk en urgent: afleiding
  • 4. Niet belangrijk en niet urgent: uitstellen

Met name de taken in categorie drie verleiden tot tijdverslindende activiteiten. Denk hierbij aan onderbrekingen van de hoofdtaak zoals telefoontjes. Tip: delegeer deze taken en laat klanten indien mogelijk een afspraak maken. Dit helpt zeker bij tijdmanagement.

Overige tools

Tegenwoordig werkt bijna iedereen digitaal en daarom is er een breed scala aan software dat kan helpen bij het opstellen persoonlijke planningen. Zelf heb ik goede ervaringen met Trello, Doris en RescueTime. Zoek zelf eens op tijdmanagement en software en maak gebruik van een free trial om te ontdekken welke tool het beste bij jouw situatie past.

Werk uitbesteden

Bovengenoemde hulpmiddelen helpen mogelijk allemaal, maar ieders persoonlijke werkomstandigheid is verschillend. De kans op succes is het grootst wanneer je start met één methode. Kies daarom één en probeer het een tijdje. Voldoet dit, lees dit artikel dan gerust nog eens terug voor meer suggesties. Wie weet combineer je deze hulpmiddelen dan binnenkort. Tot slot kunt u overwegen om delen van werk te outsourcen. De administratie is één van de meest uitbestede taken. U kunt u op die manier volledig storten op uw zakelijke expertise waar u zo van houdt.