Hoe je ervoor zorgt dat alle documenten voor je hele bedrijf op orde zijn

Bij een bedrijf of een organisatie komen een hoop documenten kijken. Om geen belangrijke afspraken, contracten of facturen over het hoofd te zien is het van belang dat al deze documenten op orde zijn. Maar waar moet je beginnen om het document management tot een succes te maken? Wat heb je hiervoor nodig en wat zijn tips die je hierbij kunnen helpen?

Bepaal je doelen voor verbetering

Als je van plan bent je documenten beter op orde te krijgen, is het belangrijk om te beginnen met het stellen van duidelijke doelen. Wat wil je bereiken met het management van je documenten. Wil je bijvoorbeeld dat je klantgegevens altijd beschikbaar zijn? Of dat er een duidelijke ordening zit in de facturen? Er zijn een aantal goede vragen die je jezelf kunt stellen voordat je begint met het ordenen van je documenten:

• Wat is de deadline en wanneer wil ik alles voor elkaar hebben?
• Welke stappen moet ik nemen om dit te bereiken?
• Hoeveel gaat dit me kosten?
• Waar ga ik de meeste voordelen uit halen?

Nadat je je doelen duidelijk hebt gesteld, kun je gaan beginnen met het daadwerkelijk op orde brengen van de documenten in je bedrijf. Dit kan onder andere met software. 

Koppelen van meerdere systemen

Nadat je de doelen hebt gesteld is het belangrijk om je huidige documentenstroom in kaart te brengen. Zo weet je precies waar je aan toe bent en wat handig is om te verbeteren. Je zult er hierbij achter komen dat een hoop documenten uit verschillende afdelingen komen. Zo zullen er documenten bij een boekhoudprogramma komen, sommige uit de loonadministratie en weer andere van de HR. Hierdoor kan het best puzzelen worden om orde te vinden als al deze systemen los van elkaar zijn. 

Document management kan een stuk makkelijker en overzichtelijker gemaakt worden door een koppeling te maken met andere systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een koppeling met de financiële administratie. Zo heb je je offertes, facturen en contracten overal beschikbaar. Ook een koppeling met HRM kan handig zijn voor loonstroken of voortgangsgesprekken, evenals het verbinden van document management en projecten. 

Actuele informatie en transparantie

Door deze manier van documentbeheer kan iedereen dezelfde informatie inzien. Ook zijn de documenten voor elke afdeling up-to-date, zodat daar geen fouten in gemaakt zullen worden. Benieuwd geworden? Zo ziet een digitaal dossier van al je documenten eruit.