Het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek, de verschillen

In de laatste blog haalde ik tijdmanagement aan. In dat licht zou je, als leidinggevende, ook tijd kunnen besparen door het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek samen te voegen. Immers, in beide gevallen is er sprake van evaluatie van waarnemingen omtrent een werknemer. In deze blog lees je de verschillende tussen de gesprekken en een aantal voor- en nadelen van het samenvoegen. Zowel voor managers als voor werknemers is dit een goede opfrisser!

Het functioneringsgesprek

Bij een functioneringsgesprek staan de twee deelnemers in het gesprek – de manager en de werknemer – op gelijke hoogte. Het is een tweeweggesprek. Een functioneringsgesprek heeft als doel ervaringen met werkzaamheden te delen en om afspraken te maken over de toekomst. Het gesprek is door het hiërarchisch evenwicht een dialoog. Dit geeft het de ruimte om dieper in te gaan op inhoud. Bespreek bijvoorbeeld dat ene telefoontje waarover jullie verschilden van mening. Ook is er ruimte voor hele andere zaken. Hoe reis je naar het werk? Wat kan er gedaan worden om de arbeidsomstandigheden aangenamer te maken (en daarmee productiever!)?

Drie tips bij een functioneringsgesprek

Volgens Schilder (2007) bestaat een functioneringsgesprek uit drie elementen. Het eerste element is de gespreksonderwerpen. Hierbij komen concrete punten naar voren die vooraf zijn bepaald. Ook zijn afspraken hierbij belangrijk. Het is voor de werknemer vervelend als er onduidelijkheden bestaan, zowel voorafgaand aan het gesprek als naderhand. Dit kan frustraties in de hand werken. Laat een functioneringsgesprek maximaal één uur duren en voer het minimaal eens per jaar. Vaker mag ook.

Het tweede element is structuur. Een functioneringsgesprek doorloopt zeven fasen (Schilder, 2007):

• Startfase
• Algemene fase
• Bespreekfase medewerker
• Discussiefase medewerker
• Bespreekfase leidinggevende
• Discussiefase leidinggevende
• Afrondingsfase

Omdat het functioneringsgesprek draait om het beter laten functioneren van de werknemer is het eerste deel van het gesprek voor hem of haar ingericht. Bied als leidinggevende een luisterend oor voor de ervaringen en eventuele problemen van de werknemer. Vaak heeft de werknemer niet enkel zijn beklag klaar, maar ook een oplossing in gedachten.

Het derde element van een functioneringsgesprek is de sfeer. De toon waarop een gesprek wordt gevoerd is erg belangrijk voor het verloop van het gesprek. Probeer, met name als leidinggevende, je te schikken in een rol die de sfeer zo open mogelijk houdt.

Het beoordelingsgesprek

Bij een beoordelingsgesprek is er, aan de andere kant, wel sterk sprake van hiërarchie. Hierbij ligt de nadruk ook minder op inhoud dan in het functioneringsgesprek. Bij het beoordelingsgesprek gebruik je voornamelijk meetbare resultaten en feiten. Zoals de naam al aangeeft, beoordeelt de manager werkzaamheden in het verleden.

Argumenten voor en tegen het samenvoegen van de gesprekken

Tegen
Er is duidelijk onderscheid tussen de twee hiërarchische niveaus waarop de gesprekken worden gevoerd. Elk gesprek heeft een eigen doel. Daarom kunnen deze gesprekken niet gemakkelijk worden samengevoegd.
Een dergelijk gesprek zal ook meer tijd kosten, wat ten koste gaat van concentratie. Een gesprek dat veel langer dan een uur duurt is contraproductief. Je zult merken dat je in herhaling valt.
Tot slot kan een medewerker een tegenstrijdig gevoel krijgen tijdens een beoordelingsgesprek, omdat het gesprek ‘zo positief begon’.

Voor
Het is tijd- en kostenbesparend om de twee gesprekken samen te voegen.
Daarnaast kan het starten van een tweeweggesprek voor een positieve flow zorgen vooraleer er met het beoordelingsgesprek wordt gestart. Door te starten met algemene zaken (die ik eerder aanhaalde in deze blog), neem je enige spanning weg. Dit heeft een positieve bijdrage op de prestatiebeoordeling.

Mijn advies?

Zelf zou ik functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken niet combineren. Ik vind het ten eerste goed dat leidinggevende en werknemer meerdere malen per jaar met elkaar om tafel gaan. Daarnaast hebben beide gesprekken een wezenlijk ander doel en functie. Door de gesprekken gescheiden te houden geef je elke partij de mogelijkheid om zich specifiek voor te bereiden.
Dit komt uiteindelijk een constructieve en prettige samenwerking tegemoet. De voordelen van tijd en geld wegen in mijn optiek niet op tegen de nadelen die eerder zijn genoemd.

Meer lezen over beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken? Lees dan eens ‘Hoe zal ik het zeggen’ van Berend Schilder.

Schilder, B. (2007). Hoe zal ik het zeggen: lastige gesprekken op het werk. Amsterdam: Berend Schilder.